Digitizarea domestică înseamnă procesul de eliminare a utilizării informațiilor stocate pe suport de hârtie în favoarea utilizării de fișiere document, fișiere pdf, fișiere imagine, fie că sunt primite pe poșta electronică, fie că sunt scanate, fie că sunt fotografiate, fie că sunt generate prin tastare, fie că sunt primite pe un suport extern de memorare a informației, oricare ar fi acesta.
Fiecare dintre noi are posibilitatea, dacă își dorește să treacă la derularea unui proces de digitizare domestică, singura condiție fiind legată de asigurarea securității informațiilor stocate, realizabilă prin:
- salvarea periodică a tuturor documentelor digitizate pe un suport extern,
- transmiterea prin e-mail a documentelor pentru a fi salvate acolo.
Este important să existe modalități care să asigure regăsirea rapidă a informațiilor. Dacă se găsește un sistem bun de generare a acronimelor care desemnează numele fișierelor, cu siguranță, procesul de regăsire va fi eficient.
Pentru facturile de telefonie mobilă acel acronim va conține AAAAAA-YYYY-LL-ZZ unde AAA...A este numele rețelei de telefonie mobilă, YYYY este anul în care s-a emis factura, LL este luna în care s-a emis factura și ZZ este ziua în care s-a emis factura. Dacă a fost efectuată plata, fișierul cu ordinul de plată va conține AAAAAA-YYYY-LL-ZZ BBB, unde BBB este acronimul asociat băncii prin care s-a efectuat plata. În cazul în care există alte documente, vom identifica modalități clare de construire a acronimelor și vom face un fișier OPIS cu documentele digitizate ca să ne ușurăm munca de căutare. Denumirea documentului în clar va conține tipul documentului (adeverință, notă, înștiințare, aviz, răspuns, solicitare, etcetera) emitentul și data. Dacă simțim nevoia, acolo vom mai pune în text și alte elemente care să ne ajute, inclusiv acronimul documentului pentru a-l regăsi mai ușor.
Procesul de digitizare este:
- dificil,
- disciplinat,
- riguros,
- permanent,
- omogen,
- complet,
căci orice abordare ne va pune în situația de a nu mai știi dacă avem sau nu documentul digitizat, ceea ce înseamnă că trebuie să-l căutăm în arhiva cu hârtii, ca după ce l-am găsit să ne dăm seama că îl aveam și în format electronic și l-am căutat degeaba, când aveam de făcut altceva.
Este rezonabil să derulăm procesul de digitizare exact așa cum fac și cei care trec la digitizarea arhivelor din întreprinderi. Este important ca la procesul de digitizare să nu se facă niciun rabat de la calitatea transpunerii informațiilor de pe suportul de pe hârtie la fișier text sau fișier imagine, căci nu este deloc productiv să fie repetate la momente diferite corecțiile pentru a înlocui fișierele cu deficiențe de calitate. Rezoluția este esențială în procesul de scanare și de aceea trebuie pornit de la realitatea că:
- de la o rezoluție mare la una mică drumul e posibil, dar invers, nu,
- căutarea fișierului de înlocuit nu este o treabă ușoară,
- procesul de asigurare a calității este el însuși bântuit de riscuri.
Se știe că o treabă trebuie făcută bine de la început și trebuie să existe un plan pentru digitizarea domestică, astfel încât în doi sau trei ani acest proces să fie finalizat, mergând în paralel cu digitizarea documentelor curente și cu digitizarea documentelor de arhivă, sistematizate anterior pentru a nu digitiza de mai multe ori un același document.
Fiecare dintre noi are posibilitatea, dacă își dorește să treacă la derularea unui proces de digitizare domestică, singura condiție fiind legată de asigurarea securității informațiilor stocate, realizabilă prin:
- salvarea periodică a tuturor documentelor digitizate pe un suport extern,
- transmiterea prin e-mail a documentelor pentru a fi salvate acolo.
Este important să existe modalități care să asigure regăsirea rapidă a informațiilor. Dacă se găsește un sistem bun de generare a acronimelor care desemnează numele fișierelor, cu siguranță, procesul de regăsire va fi eficient.
Pentru facturile de telefonie mobilă acel acronim va conține AAAAAA-YYYY-LL-ZZ unde AAA...A este numele rețelei de telefonie mobilă, YYYY este anul în care s-a emis factura, LL este luna în care s-a emis factura și ZZ este ziua în care s-a emis factura. Dacă a fost efectuată plata, fișierul cu ordinul de plată va conține AAAAAA-YYYY-LL-ZZ BBB, unde BBB este acronimul asociat băncii prin care s-a efectuat plata. În cazul în care există alte documente, vom identifica modalități clare de construire a acronimelor și vom face un fișier OPIS cu documentele digitizate ca să ne ușurăm munca de căutare. Denumirea documentului în clar va conține tipul documentului (adeverință, notă, înștiințare, aviz, răspuns, solicitare, etcetera) emitentul și data. Dacă simțim nevoia, acolo vom mai pune în text și alte elemente care să ne ajute, inclusiv acronimul documentului pentru a-l regăsi mai ușor.
Procesul de digitizare este:
- dificil,
- disciplinat,
- riguros,
- permanent,
- omogen,
- complet,
căci orice abordare ne va pune în situația de a nu mai știi dacă avem sau nu documentul digitizat, ceea ce înseamnă că trebuie să-l căutăm în arhiva cu hârtii, ca după ce l-am găsit să ne dăm seama că îl aveam și în format electronic și l-am căutat degeaba, când aveam de făcut altceva.
Este rezonabil să derulăm procesul de digitizare exact așa cum fac și cei care trec la digitizarea arhivelor din întreprinderi. Este important ca la procesul de digitizare să nu se facă niciun rabat de la calitatea transpunerii informațiilor de pe suportul de pe hârtie la fișier text sau fișier imagine, căci nu este deloc productiv să fie repetate la momente diferite corecțiile pentru a înlocui fișierele cu deficiențe de calitate. Rezoluția este esențială în procesul de scanare și de aceea trebuie pornit de la realitatea că:
- de la o rezoluție mare la una mică drumul e posibil, dar invers, nu,
- căutarea fișierului de înlocuit nu este o treabă ușoară,
- procesul de asigurare a calității este el însuși bântuit de riscuri.
Se știe că o treabă trebuie făcută bine de la început și trebuie să existe un plan pentru digitizarea domestică, astfel încât în doi sau trei ani acest proces să fie finalizat, mergând în paralel cu digitizarea documentelor curente și cu digitizarea documentelor de arhivă, sistematizate anterior pentru a nu digitiza de mai multe ori un același document.
(06 octombrie 20210
No comments:
Post a Comment