Soluții în digitalizarea domestică

Prin digitalizarea domestică înțeleg digitalizarea pe care fiecare dintre noi o facem cu transpunerea documentelor și fotografiilor de pe hârtie sau a discurilor de vinil în formă de fișiere pentru a le stoca în memoria calculatorului sau pe un suport extern.

Din punct de vedere informatic și tehnic, problema este rezolvată.

Există echipamentele care preiau informația de pe suportul hârtie prin scanare și pentru a obține fișiere .pdf sau fișiere .jpg, .mov sau alt format prin care echipamentele fac digitalizarea. Totul este să avem răbdarea să luăm documentele și să le scanăm sau să să luăm discurile de vinil cu muzică și să facem conversia la formatul să zicem .mp3 sau un altul mai performant. Nu aceasta este problema cheie, ci să stabilim obiectivul nostru este problema. Chestiunea esențială este să regăsim informația dorită cât mai repede. 

dacă avem albume foto, știm cum am pus fotografiile în albume și găsim destul de repede fotografia căutată. Nu același lucru se întâmplă dacă stocăm de-a valma fotografiile în format digital.  este necesar să învățăm de la alții cum au procedat și dacă am stabilit o regulă, să o aplicăm neabătut.

Soluția nr. 1: constă în a achiziționa software de baze de date multimedia și fișierele rezultate din scanare vor deveni articole în acea bază de date, iar regăsirea se va face după cheile pe care noi le vom defini. Munca este imensă și se justifică dacă dispunem de resurse pentru a face așa ceva. satisfacția este imensă, căci indicând chei, vom primi extrem de rapid cam ceea ce ne interesează, mai ales dacă avem inspirația să ne ocupăm de implementarea elementelor de recunoaștere facială, ceea ce este un alt stadiu al nostru de digitalizare, mai ales dacă simțim beneficiile pe care le aduce digitalizarea domestică făcută cu cap.

Soluția nr. 2: constă în a defini pe un suport, suficient de generos ca dimensiune, foldere ale căror nume au anul și un identificator. De exemplu, dacă avem multe fotografii din 1990 făcute la Brașov, vom construi folderul  cu numele 1990 Fotografii Brașov sau 1990-Fotografii-Brașov dar regula de a pune sau nu pune cratimă o vom adopta și peste tot o vom respecta.
Soluția nr. 3: constă în a defini foldere specializate precum Acte-personale, Excursii, Facturii, Fotografii, Articole, Cărți, dar și altele. La fiecare dintre foledere, vom defini sub-foldere în care vom trece anii și fișierele care definesc componentele din acei ani.

Ideea de bază este să ținem seama de numărul de documente ce se scanează. Una este să avem un folder cu 20 de componente și cu totul altfel stau lucrurile dacă folderul are sute de fișiere.

Folderul FACTURI are subfoldere pentru anii în care reușim să facem scanarea. Să zicem că în anul 2022 am primit prin poșta electronică facturile de la ENEL, DISTRIGAZ, RCS, VODAFONE. Atunci vom avea deci folderul FACTURI și sub-folderul 2022. În sub-folderul 2022 vom stoca facturile pe care le-am primit, fișiere  pe care le codificăm cu numele 01 ENEL, 01 RCS, 01 DISTRIGAZ, 01 VODAFONE, 02 ENEL, 02 RCS, 02 DISTRIGAZ, 02 VODAFONE, ...., 12 ENEL, 12 RCS, 12 DISTRIGAZ, 12 VODAFONE. Deci acest folder are 12 fișiere cu facturile salvate din e-mail ca fișiere .pdf. dacă dorim să facem plăți prin e-banking, vom salva ordinele de plată și von construi în continuare tot 12 fișiere în care vom avea 01 ENEL op, 01 RCS op, 01 DISTRIGAZ op, 01 VODAFONE op, 02 ENEL op, 02 RCS op, 02 DISTRIGAZ op, 02 VODAFONE op, ...., 12 ENEL op, 12 RCS op, 12 DISTRIGAZ op, 12 VODAFONE op. Aceste fișiere se vor așeza automat în folder și vom vedea cum fiecare factură a fost plătită.

Deocamdată atât.

(13 ianuarie 2023)

Digitalizarea unui articol

Există posibilitatea de a digitaliza un articol.
Dacă articolul se află deja sub formă de fișier PDF, digitalizarea lui înseamnă:
- redenumirea fișierului după noua regulă dată de digitalizare,
- mutarea fișierului redenumit în folderul de articole.
Dacă articolul se află în format fizic tipărit și dispunem de un scaner care ne dă un fișier PDF, acel fișier va fi denumit după regulile pe care le-am stabilit înainte de a trece la digitalizare și plasăm din start fișierul PDF în folderul de articole.
Dacă scanăm articolul pagină de pagină sub formă de fotografie, vom avea grijă ca fiecare fotografie să aibă denumirea pe care am asociat-o articolului și să indicăm pagina din revistă, pentru a asigura secvența de fotografii. Este rezonabil să fotografiem coperta revistei și cuprinsul acesteia și în acest fel dacă le asociem elemente specifice pentru a păstra secvențialitatea, am rezolvat totul dacă punem fotografiile referitoare la articol într-un folder, care folder în punem în folderul de articole.
Voi da un exemplu:
Folderul mare se numește ARTICOLE reviste.
Pentru un articol voi avea folderul 2004-Comert adică articolul a fost publicat în anul 2004 în Revista de Comerț. În acest folder voi stoca fotografiile care au nume:
2004-Comert pag00 coperta
2004-Comert pag01 cuprins
2004-Comert pag47
2004-Comert pag48
2004-Comert pag49
2004-Comert pag50
unde arăt că articolul se află la paginile 47, 48, 49 și 50. Dacă vreau să arăt ceva și despre autori, înainte de numărul care indică pagina voi pune numele autorilor.

(31 decembrie 2022)

DIGITALIZARE, folderul facturi

 
În momentul de față primim informații legate de sumele pe care trebuie să le plătim cu:
- poșta clasică și va trebui să scanăm facturile,
- poșta electronică și va trebui să descărcăm acele fișiere,
- SMS și va trebui să obținem capturi de ecran.
În toate cazurile suntem obligați să facem codificări, fie AAA-LL-ZZ nume_emitent dacă dorim să avem facturile în ordine cronologică, fie codificarea va avea nume_emitent AAAA-LL-ZZ dacă dorim ca facturile să fie grupate pe emitenți.
Vom reuni toate fișierele, fie că este vorba de capturi, de scanări sau de descărcări, într-un singur folder. Să nu uităm că acest folder se actualizează lunar prin adăugare de componente. Dacă folderul se va numi FACTURI-AAAA, la finele fiecărui an, el va conține doar facturile emise în anul AAAA.
(20 februarie 2022)