Digitizarea domestică, necesitate și realitate

Digitizarea domestică înseamnă procesul de eliminare a utilizării informațiilor stocate pe suport de hârtie în favoarea utilizării de fișiere document, fișiere pdf, fișiere imagine, fie că sunt primite pe poșta electronică, fie că sunt scanate, fie că sunt fotografiate, fie că sunt generate prin tastare, fie că sunt primite pe un suport extern de memorare a informației, oricare ar fi acesta.
Fiecare dintre noi are posibilitatea, dacă își dorește să treacă la derularea unui proces de digitizare domestică, singura condiție fiind legată de asigurarea securității informațiilor stocate, realizabilă prin:
- salvarea periodică a tuturor documentelor digitizate pe un suport extern,
- transmiterea prin e-mail a documentelor pentru a fi salvate acolo.
Este important să existe modalități care să asigure regăsirea rapidă a informațiilor. Dacă se găsește un sistem bun de generare a acronimelor care desemnează numele fișierelor, cu siguranță, procesul de regăsire va fi eficient.
Pentru facturile de telefonie mobilă acel acronim va conține AAAAAA-YYYY-LL-ZZ unde AAA...A este numele rețelei de telefonie mobilă, YYYY este anul în care s-a emis factura, LL este luna în care s-a emis factura și ZZ este ziua în care s-a emis factura. Dacă a fost efectuată plata, fișierul cu ordinul de plată va conține AAAAAA-YYYY-LL-ZZ BBB, unde BBB este acronimul asociat băncii prin care s-a efectuat plata. În cazul în care există alte documente, vom identifica modalități clare de construire a acronimelor și vom face un fișier OPIS cu documentele digitizate ca să ne ușurăm munca de căutare. Denumirea documentului în clar va conține tipul documentului (adeverință, notă, înștiințare, aviz, răspuns, solicitare, etcetera) emitentul și data. Dacă simțim nevoia, acolo vom mai pune în text și alte elemente care să ne ajute, inclusiv acronimul documentului pentru a-l regăsi mai ușor.
Procesul de digitizare este:
- dificil,
- disciplinat,
- riguros,
- permanent,
- omogen,
- complet,
căci orice abordare ne va pune în situația de a nu mai știi dacă avem sau nu documentul digitizat, ceea ce înseamnă că trebuie să-l căutăm în arhiva cu hârtii, ca după ce l-am găsit să ne dăm seama că îl aveam și în format electronic și l-am căutat degeaba, când aveam de făcut altceva.
Este rezonabil să derulăm procesul de digitizare exact așa cum fac și cei care trec la digitizarea arhivelor din întreprinderi. Este important ca la procesul de digitizare să nu se facă niciun rabat de la calitatea transpunerii informațiilor de pe suportul de pe hârtie la fișier text sau fișier imagine, căci nu este deloc productiv să fie repetate la momente diferite corecțiile pentru a înlocui fișierele cu deficiențe de calitate. Rezoluția este esențială în procesul de scanare și de aceea trebuie pornit de la realitatea că:
- de la o rezoluție mare la una mică drumul e posibil, dar invers, nu,
- căutarea fișierului de înlocuit nu este o treabă ușoară,
- procesul de asigurare a calității este el însuși bântuit de riscuri.
Se știe că o treabă trebuie făcută bine de la început și trebuie să existe un plan pentru digitizarea domestică, astfel încât în doi sau trei ani acest proces să fie finalizat, mergând în paralel cu digitizarea documentelor curente și cu digitizarea documentelor de arhivă, sistematizate anterior pentru a nu digitiza de mai multe ori un același document.

(06 octombrie 20210

Numai câte trei litere

Frumos!
Foarte frumos!
Manea mănescu vorbea de triada: învățământ-cercetare-producție acum patruzeci de ani.
Ăi plăceau lui combinațiile de trei.
Comuniștilor le-au plăcut combinațiile de trei pentru ca PCR, RPR, RSR, UTC, CAP, SMT, SMA, BRI sunt acronime formate din trei litere. Așa cum noul născut zice prima dată ta-ta căci gurița lui și limbuța lui se coordonează în a scoate aceste două sunete t și a, tot așa oamenii maturi se străduiesc să construiască acronime ușor de memorat și ușor de pronunțat.
Și acum sunt nenumărate instituții care au numelepus în corespondență cu acronime precum: TNB, ONB, ASE, CCR, DNA, SRI, ICI, INS, UPB, TVR, RTV, UVT și multe, multe altele. Și unele persoane sunt identificate prin acronim ca de exemplu CTP sau CVT.
Ideia de ortogonalitate în a alege combinațiile de trei litere este esențială, pentru a elimina orice confuzie.
Se calculează un coeficient de similitudine între două acronime, folosind una dintre nenumăratele formule și acolo unde acest coeficient are o valoare nesatisfăcătoare este clar ca unul dintre aconime trebuie înlocuit.
Era cândva o piesă de teatru în care persoanele aveau numele formate din cifre, astfel încât un erou era domnul Uni, o eroină era doamna Doi și tot așa.
Excesut de acronime dăunează grav înțelegerii cursului istoriei, mai ales cănd similaritatea este foarte mare. De aceea un echilibru în a construi acronimele este necesar. Impunerea în piață a unui acronim este dată de semnificația lui și mai ales de prezența prin acțiuni a celor ce-și desfășoară activitatea în respectivele organizații. Pentru știriști este ușor să pronunțe un acronim decât un nume chiar dacă este format numai din din trei cuvinte.
Zilele acestea pe buzele tuturor se afla niște acronime. Numai că există principiul nemo censetur ignorare legem și se pare că a fost altfel. Lămuririle sunt de regulă pentru neștiutori, nu pentru avizați. În conformitate cu art.1, alin. 6 din Constitutia Romaniei, respectarea Constitutiei, a suprematiei sale si a legilor este obligatorie.

(10 martie 2016)