COVID 19 și birocrația

COVID 19 dă o lovitură năpraznică birocrației de la noi, birocrație care a înflorit în ultimii ani nejustificat de mult, pentru că angajarea la grămadă pe criterii de neperformanță a amplificat încetinirea soluționării de probleme.

Acum când COVID 19 și-a făcut apariția și a generat o criză de cu totul altă natură decât crizele cu care noi eram familiarizați, a apărut necesitatea de a întreprinde acțiuni:

- rapide,

- eficiente,

- profunde,

lucru pe acre birocația nu este în stare să-l producă. De aceea, birocrația se va transforma și sub imperiul necesității, birocrații care n-ar fi făcut în vecii-vecilor anumite lucruri, acum le vor face, obligați. 

Este creat un spirit de solidaritate și birocrații nu au cum să rămână în afara armatei oamenilor de bine care sunt puși să rezolve bine în folosul cetății, mai ales că ochii tuturor sunt ațintiți asupra lor și se vede clar dacă au făcut ce li s-a cerut sau nu au făcut, mai mult se vede dacă au lucrat bine sau nu și ierarhizarea lor se va face în funcție de rezultatele efective și nu de sprijinul ocult pe care se bizuiau până acum două sau trei luni. COVID 19 lucrează profund la restructurarea fluxurilor birocratice, reducându-le sever și la dinamica birocratizării, stopând-o. Totul se face fără nicio ezitare căci este situație de forță majoră.

(18 martie 2020)

Legea rezolvarii petitiilor

La ora actuala nu exista o lege a rezolvarii petitiilor pentru ca nu exista:

• o lista a tipurilor de petitii;
• proceduri clare de urmat pentru fiecare petitie in parte;
• stabilite termene; 
• definite fluxurile de urmat;
• stabilite clar responsabilitatile;
• modalitatea de a inchide un flux;
• evaluari ale calitatii proceselor de solutionare;
• diferentierea intre cei care definesc interactiunile.

Inseamna ca Legea rezolvarii petitiilor, atat de necesara, trebuie sa puna ordine pentru ca toata lumea sa stie exact cum trebuie procedat si maui ales cetatenii trebuie sa-si cunoasca drepturile mai intai si in egala masura obligatiile, fara a fi umiliti.

Na aflam acum in situatia in care:

• contractul a fost incheiat cu Bechtel in tz exemplare;
• contractul avea clauze secrete...
• contractul este de negasit;
• nu a existat nicio transparenta;
• nu exista responsabili de pierderile imense provocate.

Legea rezolvarii petitiilor trebuie sa spuna cu claritate ce trebuie sa faca fiecare parte angrenata si sa nu lase loc niciunei situatii arbitrare. Tot timpul trebuie sa se stie cine este responsabil de o anumita situatie si anume:

• petentul daca n-a creat petitia dar vrea drepturi nesolicitate;
• petentul daca nu a completat corect petitia;
• rezolvitorul daca nu da solutie corecta;
• rezolvitorul daca este ambiguu;
• petentul daca nu se incadreaza in termene.

Punand ordine ]n documentele care stabilesc raporturile intre cetateni si organizatii de orice natura ar fi ele, totul ar constitui o buna abordare a problemei debirocratizarii.

(21 octombrie 2016)

Proiectarea eronata de documente

Se vorbeste foarte mult despre debirocratizare si este foarte bine. Numai ca fenomenul trebuie analizat de la baza si trebuie umblat exact acolo unde trebuie. Cand se proiecteaza documente sau cand se cere elaborarea de documente in format liber - memoriu, proces verbal, scrisoare, cerere - trebuie sa se impuna o serie de reguli precise care sa nu genereze solutii fara sens, care deschid campl larg actelor de coruptie.

Orice document pretiparit are o structura ce inculde elemente precum:

• destinatarul;
• identificarea celui care il completeaza; specificarea solicitarii;
• data intocmirii;
• inregistrarea;
• data solutionarii;
• identificarea celui care a dat solutia;
• rezolutia;
• data anuntului catre solicitant.

In toate cazurile trebuie ca proiectantul documentului sa tina seama de:

• includerea tuturor elementelor pentru a nu genera confuzii;
• dimensiunea campurilor incat sa nu apara neclaritati;
• utilizarea unei terminologii consacrate;
• dispunerea campurilor intr-o ordine agreata de toata lumea.

Am vazut o cerere in care destinatarul era cunoscut si al carui nume  trebuia  tiparit deja in cerere. Am vazut un document in care numarului de cont ii era rezervat un spatiu extrem de mic incat obligatoriu trebuie iesit din acea zona si continuat acel numar undeva deasupra altor rubrici. Am vazut document unde nu apare rubrica pentru numarul de inregistrare si nici un spatiu destinat rezolutiei, ceea ce da senzatia ca respectiva slicitare va fi utilizata si pentru impachetarea unui sandvis. 

Analiza si proiectarea de documente este ea insasi o stiinta si nu-i este laindemana oricui pentru a se obtine fluxuri simplificate sau optimale  de documente, cum place lumii sa se zica. Chiar se dau teze de doctorat pe aceasta tema caci a face un lucru bun, inseamna a consuma multa materie cenusie. Se vede de la o posta cand un dosar care va fi supus aprobarii este prost proiectat pentru ca are:

prea multe documente;

documente redundante;

nevoie de prea multe legalizari;

solicita prea multe semnaturi;

nu include elemente de baza;

nu defineste cerinte exacte;

nu defineste adresant clar;

nu defineste termene.

Atunci cand apare acel nefericit va rog sa... este clar ca intervine arbitrariul, mita si coruptia, fie ea mititica.Abia dupa ce se solutioneaza aceste probleme marunte este normal sa se treaca la pasul urmator. In caz contrar, vor apare nenumarate variatii in fluxurile de documente si cu siguranta nu se vor respecta termenele de solutionare legale, iar de aici pana la mica sau marea coruptie nu prea sunt multi pasi de facut.

(21 octombrie 2016)

Debirocratizarea

Societatea informațională ar trebui să aducă numai avantaje cetățenilor și tot ce era rău în vechea societate ar trebui să nu se mai practice și să fie dat uitării. În orice problemă care trebuie soluționată este necesar:

• să se facă un studiu al realității;
• să se definească un obiectiv;
• să se facă măsurători;
• să fie aplicate metode științifice;
• să se definească criteriul de optim;
• să se stabilească costurile;
• să se estimeze pierderile;
• să se știe care sunt grupurile țintă;
• să se estimeze dimensiunile.

Debirocratizarea a fost, este și va fi obiectivul nenumăraților decidenți, pentru că are ca obiectiv reducerea timpului pe care cetățenii îl pierd pe la ghișee încercând să-și rezolve niște probleme. Societatea informațională a reușit să impună soluții legate de lucrul online pentru:

• plata de facturi;
• achiziționarea de bilete;
• programări;
• alocarea de resurse;
• informare instantanee;
• ghidare;
• comparări;
• cumpărături;
• lucru de la distanță.

Sunt totuși niște lucruri care presupun debirocratizarea, mai ales în ceea ce privește achiziția de date prin interconectarea de baze de date și utilizarea de carduri sau de coduri bară sau a altor sisteme de identificare. Un lucru simplu trebuie făcut și anume STANDARDIZAREA FACTURILOR, a CHITANȚELOR și a BONURILOR FISCALE. Adică mai întâi:

• să fie luate aceste documente;
• să se facă o listă cu câmpurile de completat;
• să se vadă pozițiile acelorași câmpuri;
• să se analizeze sistemele de codificare;
• să se măsoare gradul de completare;
• să se diferențieze ceea ce este esențial în ele.

După aceea, să se stabilească:

• poziția obligatorie a câmpurilor;
• dimensiunile standard ale documentelor;
• concordanța de denumiri;
• vocabularul unic;
• sisteme de codificare ușoare;
• câmpurile obligatorii;
• durate și lungimi ale fluxurilor;
• termene de utilizare;
• gradul de completare;
• sistemul de identificare;
• legătura cu bazele de date.

Dacă se reușește acest lucru, înseamnă că primul pas în debirocratizare s-a făcut. Acum este un haos drăguț în aceste documente, iar cine caută în clar care este suma de plătiti va pierde destul timp s-o găsească într-o factură. La plățile online, ar fi normal ca să se introducă un cod și din bazele de date interconectate să rezulte sume, conturi, iar cetățeanu doar să facă selecții. Laptopurile nu dispun încă de cititoare de cod bară spre jena generală, iar până la selecție și apoi la fixarea deciziei și la efectuarea plății interfețele sunt atât de diferite și de ambigue încât cetățenii sunt ținuți la distanță, iar debirocratizarea rămâne doar un deziderat. Faptul că nu mai trebuie mers cu copiile legalizate ale certificatelor de naștere sau ale cărții de identitate este un progres. Este de neînțeles cum băncile care au sisteme foarte puternice informatice solicită de fiecare dată CI pentru a fi fotocopiat, deși chiar clienților întâmplători li s-ar face cont cu cod numeric personal și ori de câte ori e nevoie se compară imaginea scanată a CI de la prima tranzacție cu ceea ce oferă cetățeanul, iar scanarea s-ar impune dacă și numai dacă acesta și-a schimbat CI.  Chiar CI ar trebui să aibă un cod care să fie citit cu un aparat și multe lucruri s-ar simplifica. Am înțeles că sunt bănci care impun ca clienții să vină numai în anumite sedii să facă tranzacțiile. Am auzit că unele organizații au bănci stabilite unde se fac tranzacții, cetățeanul fiind o slugă pentru ele și tratat cu maxim dispreț din moment ce dosarele cu piese conțin nenumărate informații aflate în baze de date care din lipsă de interconectare îl chinuie pe cetățean să vină cu documente tipărit, avizate, semnate, cu timbru, deși societatea informațională are soluții foarte eficiente și pentru aceste probleme considerate de unii nodul gordian al vieții.

(06 octombrie 2016)