Problema concordanței în digitalizarea domestică

Birocrații care manifestă un dispreț imens exact față de cei care le plătesc salariile:
- dau denumiri diferite pentru aceiași indicatori sau documente,
- impun ca oamenii de rând să le cunoască profesiile,
- folosesc elemente de jargon,
- evită standardizarea și documente precum factura, apar diferit de la un emitent la altul,
- îl torturează pe cetățean cu mofturile lor stupide,
- definesc tot felul de proceduri cât mai încurcate,
- furnizează informații incomplete sau incorecte.

dacă luați facturile furnizorilor de servicii, veți vedea că fiecare are o altă structură. Uneori se impun anumite câmpuri să difere, dar data emiterii, data scadenței, numărul facturii, destinatarul și emitentul, ar trebui să fie plasate în toate facturile în aceleași locuri, iar suma de plată și ea trebuie scoasă în evidență și poziționată astfel încât cetățeanul să efectueze plățile fără a face confuzii.

Dacă se dă un cont IBAN, automat trebuie să se dea și denumirea celui care-l deține, căci ordinele de plată impun completarea acelui câmp și cetățeanul face tot felul de încercări fără succes, pentru că de regulă în denumirea proprietarului de cont apar prescrtări sau alte semne și băncile nu fac în ordinele de plată corecții automate. Este obligatoriu ca portalurile să aibă la contacte, chiar toate modalitățile prin care cetățeanul să contacteze acolo la diferite niveluri. Trebuie specificate la datele de contact:

- adresa cu oraș, stradă, număr,

- harta de localizare,

- număr de telefon normal sau 4 cifre, de fax,  SMS,

- adresa e-mail pentru contact,

- orar de lucru și de audiențe,

adică tot ce trebuie astfel încât cetățeanul să comunice ușor cu organizația și să nu bată drumurile aiurea, devenind o anexă a birocraților.

Am văzut aplicații unde denumirile conturilor nu sunt în concordanță cu semnificația lor. Am văzut adrese de e-mail care conțin paranteze și astfel nu sunt considerate adrese valide. Am văzut facturi unde cauți sumele de plată cu lupa și datele de emitere și scadente sunt împrăștiate aiurea. Am văzut formular de ordin de plată care nu sunt în concordanță cu ceea ce vrea cel căruia dorești să-i plătești. Toate se datorează disprețului pe care îl manifestă cei ce proiectează aplicațiile față de cetățean și ura viscerașă pe care o manifestă funcționarii față de cei care le plătesc salariile babane.

(21 noiembrie 2021)

Soluții în digitalizarea domestică

Prin digitalizarea domestică înțeleg digitalizarea pe care fiecare dintre noi o facem cu transpunerea documentelor și fotografiilor de pe hârtie sau a discurilor de vinil în formă de fișiere pentru a le stoca în memoria calculatorului sau pe un suport extern.

Din punct de vedere informatic și tehnic, problema este rezolvată.

Există echipamentele care preiau informația de pe suportul hârtie prin scanare și pentru a obține fișiere .pdf sau fișiere .jpg, .mov sau alt format prin care echipamentele fac digitalizarea. Totul este să avem răbdarea să luăm documentele și să le scanăm sau să să luăm discurile de vinil cu muzică și să facem conversia la formatul să zicem .mp3 sau un altul mai performant. Nu aceasta este problema cheie, ci să stabilim obiectivul nostru este problema. Chestiunea esențială este să regăsim informația dorită cât mai repede. 

dacă avem albume foto, știm cum am pus fotografiile în albume și găsim destul de repede fotografia căutată. Nu același lucru se întâmplă dacă stocăm de-a valma fotografiile în format digital.  este necesar să învățăm de la alții cum au procedat și dacă am stabilit o regulă, să o aplicăm neabătut.

Soluția nr. 1: constă în a achiziționa software de baze de date multimedia și fișierele rezultate din scanare vor deveni articole în acea bază de date, iar regăsirea se va face după cheile pe care noi le vom defini. Munca este imensă și se justifică dacă dispunem de resurse pentru a face așa ceva. satisfacția este imensă, căci indicând chei, vom primi extrem de rapid cam ceea ce ne interesează, mai ales dacă avem inspirația să ne ocupăm de implementarea elementelor de recunoaștere facială, ceea ce este un alt stadiu al nostru de digitalizare, mai ales dacă simțim beneficiile pe care le aduce digitalizarea domestică făcută cu cap.

Soluția nr. 2: constă în a defini pe un suport, suficient de generos ca dimensiune, foldere ale căror nume au anul și un identificator. De exemplu, dacă avem multe fotografii din 1990 făcute la Brașov, vom construi folderul  cu numele 1990 Fotografii Brașov sau 1990-Fotografii-Brașov dar regula de a pune sau nu pune cratimă o vom adopta și peste tot o vom respecta.
Soluția nr. 3: constă în a defini foldere specializate precum Acte-personale, Excursii, Facturii, Fotografii, Articole, Cărți, dar și altele. La fiecare dintre foledere, vom defini sub-foldere în care vom trece anii și fișierele care definesc componentele din acei ani.

Ideea de bază este să ținem seama de numărul de documente ce se scanează. Una este să avem un folder cu 20 de componente și cu totul altfel stau lucrurile dacă folderul are sute de fișiere.

Folderul FACTURI are subfoldere pentru anii în care reușim să facem scanarea. Să zicem că în anul 2022 am primit prin poșta electronică facturile de la ENEL, DISTRIGAZ, RCS, VODAFONE. Atunci vom avea deci folderul FACTURI și sub-folderul 2022. În sub-folderul 2022 vom stoca facturile pe care le-am primit, fișiere  pe care le codificăm cu numele 01 ENEL, 01 RCS, 01 DISTRIGAZ, 01 VODAFONE, 02 ENEL, 02 RCS, 02 DISTRIGAZ, 02 VODAFONE, ...., 12 ENEL, 12 RCS, 12 DISTRIGAZ, 12 VODAFONE. Deci acest folder are 12 fișiere cu facturile salvate din e-mail ca fișiere .pdf. dacă dorim să facem plăți prin e-banking, vom salva ordinele de plată și von construi în continuare tot 12 fișiere în care vom avea 01 ENEL op, 01 RCS op, 01 DISTRIGAZ op, 01 VODAFONE op, 02 ENEL op, 02 RCS op, 02 DISTRIGAZ op, 02 VODAFONE op, ...., 12 ENEL op, 12 RCS op, 12 DISTRIGAZ op, 12 VODAFONE op. Aceste fișiere se vor așeza automat în folder și vom vedea cum fiecare factură a fost plătită.

Deocamdată atât.

(13 ianuarie 2023)