Un exemplu simplu de digitalizare

Toate au un început pentru fiecare dintre noi. Și digitalizarea are începutul ei și cu cât este mai rapid, cu atât este mai bine. Digitalizăm:
- fotografii,
- documente,
- mesaje de tot felul,
- filme celuloid,
- benzi cu muzică.
Să începem cu lucrurile ușoare. Primim pe poșta electronică facturi de la utilități. Facem poze cu telefonul.  Scanăm cu telefonul documente primite în plicuri cu diferite ocazii. Dispunem de un laptop sau de un calculator și definim folderul 2022, corespunzător anul în curs. Facem convenția de a construi numele fișierelor pe care le punem în acest folder cu:
- AAAA-LL-ZZ, adică an, lună zi,
- un cuvânt precum ENEL, RCA, VIGNETA, VODAFONE, ENGIE, PROFI, etc,
- 1 sau 2 sau 3 sau 4 dacă documentul are mai multe pagini.
Vom avea un folder cu toate documentele cu care am avut contact în anul 2022 dispuse în ordinea în care au fost primite sau emise sau înregistrate, depinde de decizia pe care o luăm, dar de care trebuie să ne ținem, fără a modifica decizia luată la început, căci dacă procedăm altfel, va fi dificil să regăsim ceea ce căutăm și treaba care o facem ne va enerva, căci căutăm ceva și nu găsim repede, deși știm că am stocat documentul căutat.

(01 aprilie 2022)

DIGITALIZARE, folderul facturi

 
În momentul de față primim informații legate de sumele pe care trebuie să le plătim cu:
- poșta clasică și va trebui să scanăm facturile,
- poșta electronică și va trebui să descărcăm acele fișiere,
- SMS și va trebui să obținem capturi de ecran.
În toate cazurile suntem obligați să facem codificări, fie AAA-LL-ZZ nume_emitent dacă dorim să avem facturile în ordine cronologică, fie codificarea va avea nume_emitent AAAA-LL-ZZ dacă dorim ca facturile să fie grupate pe emitenți.
Vom reuni toate fișierele, fie că este vorba de capturi, de scanări sau de descărcări, într-un singur folder. Să nu uităm că acest folder se actualizează lunar prin adăugare de componente. Dacă folderul se va numi FACTURI-AAAA, la finele fiecărui an, el va conține doar facturile emise în anul AAAA.
(20 februarie 2022)

Codificarea eficientă și digitalizarea

 Codificarea este un proces.
Codificarea ar trebui să fie un proces inteligent.
Codificarea nu trebuie să dea bătăi de cap.
Codificarea trebuie să simplifice, nu să complice.
Se consideră o mulțime formată din elementele E1, E2, E3, ....., Ei, ....., En.
Dacă n este un număr fix, care nu se modifică în timp, lucrurile sunt destul de simple.
Dacă n este un număr necunoscut, lucrurile devin ceva mai complicate.
Modificarea lui n rezultă din:
- adăugarea de elemente noi la colectivitate, după elementul En,
- inserarea unui element în colectivitate între două elemente consecutive,
- inserarea unui număr oarecare de elemente între două elemente consecutive, 
- adăugarea de elemente în fața elementului E1.
Dacă vom considera o serie de timbre emisă de Poșta Română cu tema Olimpiada München 1972, deja acolo lucrurile sunt simple pentru că seria include:
- 6 timbre dantelate medalii olimpice,
- 6 timbre dantelate serie simplă,
- o coliță dantelată,
- o coliță nedantelată.
Se știe că acestea sunt timbrele și dacă se dorește o codificare, stabilirea codurilor este strict legată de conținutul seriei și anume:
- 1972,  anul în care a avut loc olimpiada,
- Munchen, orașul care a găzduit olimpiada,
- valoarea fiecărui timbru,
- Poșta Română, care este emitentul.
Codul nu trebuie să fie lung.
Codul trebuie să aibă aceeași lungime.
Codul trebuie să fie sugestiv.
Codul trebuie să permită modificări viitoare de concepție. Dacă se dorește codificarea tuturor timbrelor emise în România, codurile date trebuie să fie compatibile cu ceea ce s-a făcut. Nu trebuie să ne găsim în situația care s-a produs la numerele de telefoane sau la numerele autovehiculelor, care pentru București a necesitat introducerea a trei cifre între localitate și cele trei litere, deci s-a schimbat lungimea codului, ceea ce este destul de nasol.
Cei care construiesc coduri trebuie să fie vizionari.
În cazul mărcii muncitorului sau a numărului de legitimație al membrului unui partid, codurile se dau astfel încât să fie asigurată unicitatea, adică un număr este acordat unei singure persoane, așa cum este cu codul numeric personal, deși cu toate măsurile de precauție, tot au fost câteva situații în care două persoane aveau același CNP.

În cazul procesului meu de digitalizare, pentru facturi, am considerat codificarea ca fiind un proces lejer, căci dacă scriu:

- anul,

- luna,

- emitentul ENEL,  VODA, ENGI, BLOC,

ținând cont că facturile apar o singură dată pe lună, asigur o codificare sugestivă și mai ales, regăsirea informației rapide dacă voi da căutare după oricare dintre cele trei componente.

În cazul meu este neinteresant să am codificarea după numărul facturii pentru că fiecare emitent are sistemul său de codificare.

(19 februarie 2022)