Lipsa de imaginație și digitalizarea

Digitalizarea înseamnă:
- fișiere,
- disciplină,
- proceduri,
- ortogonalitate,
- eficiență.
Ca să îndeplinim toate aceste cerințe, este important să dăm dovadă de imaginație.
Numele fișierelor trebuie să fie cât mai apropiate de semnificația conținutului lor. Dacă avem mai multe fișiere cu conținut asemănător, se impune să le diferențiem astfel încât denumirea lor să  fie și mai legată de conținutul pe care fiecare dintre ele îl are. Dacă avem 12 facturi de la ENEL într-un an, cele 12 fișiere vor trebui să aibă numele ce conține ceva despre ENEL și ceva despre luna la care se referă factura. Dacă punem după ENEL numele lunii, vom avea surpriza să nu mai avem fișierele în ordinea sosirii lor, căci lunile anului nu se dispun în ordine alfabetică. Deci, vom accepta să scriem ENEL-01, ENEL-02, ENEL-03 și tot așa până la ENEL-12.
Dacă dăm dovadă de lipsă de imaginație, ne vom încurca în propriile noastre limitări și fie vom asocia nume de fișiere pe care cu siguranță le vom încurca, fie vom da la două fișiere același nume și vom pierde unul prin suprascriere sau prin ștergere pur și simplu, fie nici noi nu mai știm cum să le regăsim, dacă sunt puse în foldere diferite.
Deci, în procesul de digitalizare, lipsa de imaginație este inamicul nostru, cu care trebuie să ne luptăm mai ales atunci când nu suntem familiarizați nici cu disciplina, nici cu procedurile, nici cu eficiența și facem noi pe poeții care sunt creativi și care cred că metaforele merg și în definirea de fișiere după talent.

(09 februarie 2023)

Redenumirea fișierelor și digitalizarea

Când nu am avut o concepție clară despre digitalizare, am creat fișier, am scanat documente și le-am făcut fișiere, fișiere cărora le-am dat denumiri dintre cele mai variate, cât mai aproape de semnificația conținutului lor. Constatăm că avem o mare varietate de denumiri de fișiere și cu cât varietatea e mai mare:
- riscul de a avea fișiere cu denumiri foarte apropiate este mare,
- regăsirea conținutului care ne interesează devine mai dificilă,
- controlul redundanței scade vertiginos.
La un moment dat, ne vine ideea să redenumim fișierele pentru a avea structuri de nume de fișiere care respectă o regulă, zicem noi, infailibilă, care ne ajută:
- să regăsim rapid ceea ce ne interesează,
- să controlăm redundanța, adică să nu avem același conținut în mai multe fișiere cu denumiri diferite.

Redenumirea fișierelor este o treabă extrem de grea, de aceea:

- copiem toate fișierele existente,

- redenumim fișierele copiate,

- fișierelor de bază sau martor le adăugăm la nume o literă să rezulte că sunt deja redenumite.

Numai după ce am făcut verificarea de o mie de ori, fișierele redenumite vor deveni fișiere de lucru, iar fișierele martol, cele care au fost redenumite, vor fi arhivate, nu șterse.

(25 ianuarie 2023)

Parolele și digitalizarea

Digitalizarea aduce crearea de conturi personale pentru toate aplicațiile.
Vrei să-ți plătești facturile electrice? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești facturile  de la gaz? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești facturile la Internet? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești facturile cablul Tv? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești o comandă la eMag? Îți faci cont la prestator. 
Vrei să ai cont de FACEBOOK? Îți faci cont. 
Vrei să ai cont de INSTAGRAM? Îți faci cont. 
Vrei să ai cont de TIC-TOC? Îți faci cont. 
Vrei să ai cont de TWITTER? Îți faci cont. 
Fiecare cont presupune un nume de utilizator, o parolă, date de descriere.
Dacă avem interacțiune cu 50 de aplicații online, avem 50 de conturi.
Este necesar să gestionăm cu mare grijă numele de utilizator și parolele. Deci, vom avea un fișier de parole pe care:
- nu trebuie să-l știe nimeni în afara noastră,
- nu trebuie să-l ștergem din nicio greșeală,
- să-l actualizăm dacă modificăm parolele,
- să-l actualizăm adăugând parolele conturilor noi.
Acest fișier trebuie să conțină despre fiecare cont tot ceea ce permite accesul la informații, adică:
- nume utilizator,
- parolă,
- elemente de identificare și control cerute de administratorul aplicației la o adică,
- data când am creat contul,
- data când am actualizat contul,
- denumirea aplicației online.
Dacă lucrăm dezordonat, devine imposibil de accesat informațiile din cont atunci când avem proasta inspirație să preluăm parola generată de aplicație, s-o considerăm excelentă și să n-o memorăm undeva sau să o copiem incomplet sau greșit.
Cine nu are un fișier să și-l facă. Este exact ca proverbul, cine nu are un bătrân să-l cumpere.

(25 ianuarie 2023)

Denumirile de foldere, de fișiere și digitalizarea

Dacă ne apucăm să facem digitalizare, va trebui să regândim totul.
Mă refer aici că trebuie să regândim construirea:
- numelor de foldere,
- numelor de fișiere,  
- regulilor de lucru.

Numele de foldere, de fișiere, de variabile se mai numesc și identificatori. Este bine să citim documentația care explică modul în care se construiesc identificatorii. Să mai vorbim și cu alții care au mult mai multă experiență decât noi în digitalizare, pentru a învăța de la ei, atât din gândirea lor bună, cât mai ales din greșelile lor, pentru a le evita.
Numele unui folder are o regulă de construire, dar nu sunt restricții extraordinare, căci față de perioadele de dinainte de anul 1990, constructorii de sisteme de operare sunt acum mult mai flexibili. Dacă înainte numele folderului trebuia să nu depășească un anumit număr de caractere, să nu înceapă cu anumite caractere, acum aceste restricții au dispărut. În opinia mea, denumirea folderului trebuie să fie:
- scurtă,
- sugestivă,
- unică,
- ușor de reținut.

Dacă dăm folderelor denumirile anilor, trebuie să ne hotărâm ca acolo să punem tot ce este legat de anul pe care folderul îl denumește. Dacă avem folderul cu anul 2022, acolo trebuie să punem:

- facturile achitate în anul 2022,

- excursiile efectuate în anul 2022,

- certificate de garanție la produsele achiziționate în anul 2022,

- evenimentele la care am participat în anul 2022.

O astfel de gândire este bună căci reușim să punem la un loc tot ce s-a întâmplat în anul 2022. dacă încsă dorim să căutăm documentele legate de un obiect cumpărat și nu prea știm când l-am cumpărat, va trebui să ne plimbăm prin mai multe foldere până dăm de respectivele documente.Trebuie să facem compromisuri și de aceea denumirile de foldere trebuie să fie compuse, adică să conțină și ceva legat de semnificația fișierelor pe care le includem în el, dar și ceva legat de perioada de timp. Dacă ne place să mergem la Predeam în concedii, vom crea folderele:

Predeal 1997

Predeal 1998

Predea 2007

Predea 2010

Predea 2015

Predeal 2022

Și în cazul fișierelor, denumirile sunt extrem de importante. Aici lucrurile nu sunt deloc simple, căci uneori ne ineresează și ce reprezintă fotografia, dar dorim și o ordonare cronologică a fotografiilor în raport cu momentele la acre au fost făcute. Fotografiile au denumiri generate automat de către aparatul de fotografiat cu care le facem. Digitalizarea presupune scanare și este bine ca denumirile fotografiilor scanate să le construim noi cât mai scurte, cât mai sugestive și cât mai bine în raport cu ordonarea.

Dacă mergem la o căsătorie civilă, denumirea folderului va fi formată din cuvinte care arată că e vorba de căsătorie civilă, apoi spunem a cui este căsătoria civilă și apoi fotografiile vor avea ceva care să asigure ordinea cronologică, dar și identificarea persoanelor care apar în ele.

Este greu de dat rețete, dar fiecare va trebui să aleagă denumirea folderelor și a fișierelor ca să-și facă viața ușoară atunci când este vorba de regăsirea informațiilor. Dacă se lucrează fără o gândire orientată pe minimizarea timpului de căutare și de regăsire, folderele vor avea denumiri date la întâmplare și vom fi obligați să luăm totul pe dibuite, pierzând mult timp.

(20 ianuarie 2023)