Digitalizarea înseamnă înlocuirea documentelor pe hârtie. Așa cum documentele primare pe hârtie care se emit sunt prelucrate și apoi îndosariate pentru arhivare și pentru a fi foarte ușor regăsite, tot așa și documentele în format electronic trebuie imediat prelucrate și stocate în foldere semnificativ și unitar definite, pentru a fi regăsite foarte ușor.
Digitalizarea este un proces continuu. Ne surprinde neplăcut când vedem portaluri neactualizate. Acum mulți ani, împreună cu un coleg, actualmente decan de facultate, am achiziționat bilete pentru a merge cu un tren rapid spre Craiova căci aveam o întâlnire cu un profesor de la Universitatea Craiova. Când am ajuns în gară am avut surpriza că trenul era anulat, dar pe portalul oficial al stabilimentului, nu era făcută actualizarea, drept care am pierdut vreo 5 ore, așteptând următorul tren. Cum nesimțirea bugetarilor este maximă, nimeni nu a dat o explicație, căci de cerut scuze nu ar fi putut fi vorba.
Digitalizarea la noi acasă este și ea un proces continuu.
Dacă primim o factură, preluăm datele pentru a face plata.
Stocăm factura într-un folder destinat facturilor de felul în care am clasificat-o.
Punem coordonatele plății efectuate într-un tabel EXCEL.
Facem același lucru pentru toate plățile pe care le facem, dar pe măsura în care le-am efectuat. Nu amânăm nimic, căci amânarea și digitalizarea sunt două chestii antagonice.
Digitalizarea este o necesitate. Un fișier în format digital este mai sigur ca un document pe hârtie, cu condiția ca manipularea fișierelor din calculator să se facă cu grijă și accesul la fișiere să fie restricționat, ca anumite operații să nu fie la îndemâna oricui, căci ștergerea de fișiere este operație banală, dar ireversibilă de cele mai multe ori.
(19 noiembrie 2022)
No comments:
Post a Comment