Digitalizarea domestică este procesul prin care fiecare dintre noi își crează propria arhivă cu documentele pe care le primește sau le emite în vederea derulării de procese economice, medicale, educaționale sau de folosire a timpului liber.
Digitalizarea este un proces complex pentru unii, dar un proces simplu pentru marea majoritate a oamenilor dacă și numai dacă este:
- realizat ritmic pe măsură ce apar documentele,
- utilizat un mod simplu de scanare,
- adoptat un vocabular unic de cuvinte cheie,
- construirea identificatorilor se face folosind o regulă unică,
- păstrată regula pe toată durata jocului,
- evitat modul de lucru empiric, fără instruire.
Pentru a derula un proces de digitalizare domestică trebuie să existe un computer dedicat acestui proces, trebuie să existe asigurată scanarea de calitate a tuturor documentelor și trebuie fixat și menținut un ritm al actualizării doar prin adăugare a bazei de documente, astfel structurată încât regăsirea să se facă rapid.
Există criterii de regrupare a documentelor.
După criteriul frecvenței, există documente de unică frecvență, documente anuale, documente lunare.
După criteriul naturii, există documente legate de educație, de achiziții de bunuri, de plăți utilități.
Vocabularul cu cuvinte cheie include elemente precum: apartament, telefon, autoturism, gaze, electricitate, mobilă, alimente, electronice, haine, motorină, benzină, service, băuturi, excursie, bilete, depozite, rate, numerar, cadouri, carduri, conturi, derulări, bancă și multe altele.
Construirea inteligentă a identificatorilor are menirea facilitării regăsirii informației. Dacă se digitalizează factura de gaze, fișierul va fi stocat sub denumirea de GAZE-AAAA-LL-ZZ-F, unde AAAA este anul, LL este luna, ZZ este ziua în care a fost emisă și F arată că este vorba de factură, iar dacă se face plata, în loc de F va apare P și existența a două documente în care unul are F și altul are P arată că există factura și plata efectuată. Dacă dorim să avem din start și alte elemente după F și după P vom pune sumele vehiculate. Dacă adoptăm forma GAZE-AAAA-LL-ZZ-F sau GAZE-AAAA-LL-ZZ-P o vom păstra tot timpul. Dacă adoptăm forma GAZEAAAALLZZF sau GAZEAAAALLZZP fără cratimă, de asemenea, o vom păstra tot timpul căci altfel, la dispunerea documentelor va apărea o problemă.
Dacă ne hotărâm să avem pentru fiecare an calendaristic un folder separat, în denumirea documentului va dispărea AAAA, căci denumirea folderului este AAAA și ar apare elemente redundante. Sunt multe de discutat, dar fiecare va face cum crede că îl aranjează cel mai bine, căci a arhiva este o muncă de organizare și fiecare cum își așterne, exact așa va dormi, în sensul că dacă va face o codificare bună, va avea o regăsire rapidă.
Digitalizarea este un proces complex pentru unii, dar un proces simplu pentru marea majoritate a oamenilor dacă și numai dacă este:
- realizat ritmic pe măsură ce apar documentele,
- utilizat un mod simplu de scanare,
- adoptat un vocabular unic de cuvinte cheie,
- construirea identificatorilor se face folosind o regulă unică,
- păstrată regula pe toată durata jocului,
- evitat modul de lucru empiric, fără instruire.
Pentru a derula un proces de digitalizare domestică trebuie să existe un computer dedicat acestui proces, trebuie să existe asigurată scanarea de calitate a tuturor documentelor și trebuie fixat și menținut un ritm al actualizării doar prin adăugare a bazei de documente, astfel structurată încât regăsirea să se facă rapid.
Există criterii de regrupare a documentelor.
După criteriul frecvenței, există documente de unică frecvență, documente anuale, documente lunare.
După criteriul naturii, există documente legate de educație, de achiziții de bunuri, de plăți utilități.
Vocabularul cu cuvinte cheie include elemente precum: apartament, telefon, autoturism, gaze, electricitate, mobilă, alimente, electronice, haine, motorină, benzină, service, băuturi, excursie, bilete, depozite, rate, numerar, cadouri, carduri, conturi, derulări, bancă și multe altele.
Construirea inteligentă a identificatorilor are menirea facilitării regăsirii informației. Dacă se digitalizează factura de gaze, fișierul va fi stocat sub denumirea de GAZE-AAAA-LL-ZZ-F, unde AAAA este anul, LL este luna, ZZ este ziua în care a fost emisă și F arată că este vorba de factură, iar dacă se face plata, în loc de F va apare P și existența a două documente în care unul are F și altul are P arată că există factura și plata efectuată. Dacă dorim să avem din start și alte elemente după F și după P vom pune sumele vehiculate. Dacă adoptăm forma GAZE-AAAA-LL-ZZ-F sau GAZE-AAAA-LL-ZZ-P o vom păstra tot timpul. Dacă adoptăm forma GAZEAAAALLZZF sau GAZEAAAALLZZP fără cratimă, de asemenea, o vom păstra tot timpul căci altfel, la dispunerea documentelor va apărea o problemă.
Dacă ne hotărâm să avem pentru fiecare an calendaristic un folder separat, în denumirea documentului va dispărea AAAA, căci denumirea folderului este AAAA și ar apare elemente redundante. Sunt multe de discutat, dar fiecare va face cum crede că îl aranjează cel mai bine, căci a arhiva este o muncă de organizare și fiecare cum își așterne, exact așa va dormi, în sensul că dacă va face o codificare bună, va avea o regăsire rapidă.
(06 noiembrie 2021)
No comments:
Post a Comment