Denumirile de foldere, de fișiere și digitalizarea

Dacă ne apucăm să facem digitalizare, va trebui să regândim totul.
Mă refer aici că trebuie să regândim construirea:
- numelor de foldere,
- numelor de fișiere,  
- regulilor de lucru.

Numele de foldere, de fișiere, de variabile se mai numesc și identificatori. Este bine să citim documentația care explică modul în care se construiesc identificatorii. Să mai vorbim și cu alții care au mult mai multă experiență decât noi în digitalizare, pentru a învăța de la ei, atât din gândirea lor bună, cât mai ales din greșelile lor, pentru a le evita.
Numele unui folder are o regulă de construire, dar nu sunt restricții extraordinare, căci față de perioadele de dinainte de anul 1990, constructorii de sisteme de operare sunt acum mult mai flexibili. Dacă înainte numele folderului trebuia să nu depășească un anumit număr de caractere, să nu înceapă cu anumite caractere, acum aceste restricții au dispărut. În opinia mea, denumirea folderului trebuie să fie:
- scurtă,
- sugestivă,
- unică,
- ușor de reținut.

Dacă dăm folderelor denumirile anilor, trebuie să ne hotărâm ca acolo să punem tot ce este legat de anul pe care folderul îl denumește. Dacă avem folderul cu anul 2022, acolo trebuie să punem:

- facturile achitate în anul 2022,

- excursiile efectuate în anul 2022,

- certificate de garanție la produsele achiziționate în anul 2022,

- evenimentele la care am participat în anul 2022.

O astfel de gândire este bună căci reușim să punem la un loc tot ce s-a întâmplat în anul 2022. dacă încsă dorim să căutăm documentele legate de un obiect cumpărat și nu prea știm când l-am cumpărat, va trebui să ne plimbăm prin mai multe foldere până dăm de respectivele documente.Trebuie să facem compromisuri și de aceea denumirile de foldere trebuie să fie compuse, adică să conțină și ceva legat de semnificația fișierelor pe care le includem în el, dar și ceva legat de perioada de timp. Dacă ne place să mergem la Predeam în concedii, vom crea folderele:

Predeal 1997

Predeal 1998

Predea 2007

Predea 2010

Predea 2015

Predeal 2022

Și în cazul fișierelor, denumirile sunt extrem de importante. Aici lucrurile nu sunt deloc simple, căci uneori ne ineresează și ce reprezintă fotografia, dar dorim și o ordonare cronologică a fotografiilor în raport cu momentele la acre au fost făcute. Fotografiile au denumiri generate automat de către aparatul de fotografiat cu care le facem. Digitalizarea presupune scanare și este bine ca denumirile fotografiilor scanate să le construim noi cât mai scurte, cât mai sugestive și cât mai bine în raport cu ordonarea.

Dacă mergem la o căsătorie civilă, denumirea folderului va fi formată din cuvinte care arată că e vorba de căsătorie civilă, apoi spunem a cui este căsătoria civilă și apoi fotografiile vor avea ceva care să asigure ordinea cronologică, dar și identificarea persoanelor care apar în ele.

Este greu de dat rețete, dar fiecare va trebui să aleagă denumirea folderelor și a fișierelor ca să-și facă viața ușoară atunci când este vorba de regăsirea informațiilor. Dacă se lucrează fără o gândire orientată pe minimizarea timpului de căutare și de regăsire, folderele vor avea denumiri date la întâmplare și vom fi obligați să luăm totul pe dibuite, pierzând mult timp.

(20 ianuarie 2023)