Crearea de fișiere și digitalizarea

Crearea de fișiere pentru digitalizare este cea mai grea etapă a procesului de digitalizare.
Nu trebuie lucrat haotic.
Trebuie să existe un plan foarte bine construit.
Este bine să începem digitalizarea cu documentele și materialele de care dispunem acum în anul 2023. 
Să zicem că ne vin facturi. Le digitalizăm.
Să zicem că facem plăți. Digitalizăm ordinele de plată.
Să zicem că scanăm o carte. Paginile le scanăm și le punem în ordine. Ne asigurăm că am scanat corect toată cartea.
Pune totul ce facem acum într-un folder cu numele 2023 și dacă e nevoie vom pune și sub-foldere ca să regăsim mai repede ceea ce vrem.
Trebuie să ne asigurăm că la crearea de fișiere am obținut calitate foarte bună, căci este foarte greu să refacem anumite lucruri la câteva luni după ce am stocat documentele în niște locuri mai greu accesibile și mai și trevuie să le căutăm și după ce le-am găsit să le scanăm din nou sau să facem conversii ca să fim mulțumiți cu calitatea pe care am obținut-o.

Trebuie să ne uităm la cantitate. Dacă avem 200 de fotografii, trebuie să avem 200 de fișiere.

Dacă avem 15 facturi pe hârtie, după scanare, trebuie să avem tot 15 fișiere.

După ce ne-am asigurat că avem cantitatea, trebuie să ne asigurăm că nu am scanat ceva de două ori și am uitat să scanăm altceva. După ce ne-am convins și de faptul că am scanat totul corect și după ce vedem că fotografiile sunt clare, că documentele sunt exact ca originalele, înseamnă că ziua de lucru o încheiem cu succes, numai după ce am plasat fișierele la locul lor. Dacă lăsăm pentru a doua zi, cu siguranță că vom uita ceva și vom face greșeli, care în viitor ne vor face viața foarte grea.


(19 ianuarie 2023)