Constriți proceduri peste tot

În orice activitate trebuie să fie identificate activități și pentru orice activitate trebuie construită o procedură în care trebuie să se specifice:

• acțiunea de realizat;
• obiectivul urmărit;
• materiale necesare;
• operații de executat în ordinea specificată;
• desene, filmulețe;
• rezultatul final;
• riscuri care apar;
• greșeli ce nu trebuie făcute;
• calitatea procesului;
• calitatea rezultatului;
• și ce-o mai fi necesar...

Să zicem că vrem să spălăm un pahar într-un bar, sub ochii clienților, fără ca aceștia să concluzioneze că niciodată nu vor mai pune piciorul pe acolo.

Inputurile: paharul, detergenții, burete, tavă de scurgere, chiuvetă, jet de apă caldă, jet de apă rece.

Operații:

• se ia paharul;
• se pune sub jet de apă caldă;
• pe burete se ia detergent;
• se freacă paharul în interior și exterior cu buretele;
• se pune paharul sub jetul de apă caldă;
• este privit laharul să se verifice că este curat;
• dacă nu este curat se ia detergent pe burete, se freacă bine paharul;
• se verifică în lumină;
• se clătește bine paharul cu apă rece;
• se pune paharul cu gura în jos pe tava curata și ea;
• se urmărește să nu rămână urme de degete pe pahar;
• după uscare se ia paharul și se pune pe suport.

Procedura are și un film. Barmanul trebuie să citească și să învețe procedura, trebuie să vadă și filmul. Șeful lui va urmări cum execută acesta procedura, prin sondaj.

Ce nu trebuie făcut:

• să se pună apă cu detergent în chiuvetă;
• să se pună nenumărate pahare în apa aceea;
• să fie spălate acolo paharele și să fie lăsate tot în apa murdară;
• să se lipmezească paharele;
• să fie puse la scurs pe un prosop pe tejghea;
• să fie luate de pe prosop fără să fi fost uscate;
• să rămână urme de detergent sau de mizerie pe pahar;
• să se pună paharul cu gura în sus fără ca acesta să se fi uscat.

Sunt nenumărate alte greșeli care nu trebuie făcute. Experiența de barman a unui șef foarte bun este aceea care determină construirea unei proceduri perfecte, simple, ușor de stăpânit și care să fie acceptată de toți cei care analizează cât de curat este un pahar cu care se servește ceva într-un bar.  Pentru orice trebuie să existe proceduri. Chiar și pentru respirat există procedură în sport. 

Cartea bunelor maniere este un set de proceduri.

Cartea de bucate a sandei marin este un set de proceduri.

Toate rețetele după care se fac alifii în farmacii sunt de fapt proceduri.

O ușă se deschide după o procedură.

Ciorba se mănâncă după o procedură.

Dacă făcutul mămăligii înseamnă o procedură, trebuie acceptat că realizarea unei instalații electrice, zugrăvirea unei locuințe, repararea unui automobiil, schimbarea cauciucurilor la o bicicletă dar și băutul unei beri la botul calului, toate se realizează având la bazăproceduri.

Numai că procedurile trebuie scrise, discutate, acceptate și apoi devin reguli obligatorii, foarte greu de implementat de oameni obișnuiți să facă orice după cum îi taie capul.

procedurile se modifică în timp, urmărindu-se rafinarea lor dar și optimizarea, astfel încât devenind obligatorii să nu genereze locuri înguste și să se constituie frână ăn derularea unei afaceri. Viața noastră este făcută numai și numai din proceduri. pe cele mai multe ni le construim singuri, le memorăm, le aplicăm și căutăm să le îmbunătățim. Zicem de cele mai multe ori că așa este bine sau este bine așa, pentru că am obținut de fiecare dată rezultatele dorite.

(14 mai 2017)