Managementul unui simpozion științific

Un simpozion științific este un proiect important care se derulează pe o perioadă destul de mare, să zicem cam doi ani. Simpozioanele făcute pe intervale scurte au niște particularități care fac diferența în ceea ce privește ecoul generat.

Un simpozion presupune că organizatorul sau organizatorii au anvergura care să le permită:

• stabilirea titlului;
• alegerea comitetului științific;
• stabilirea comitetului de program;
• alegerea sponsorilor;
• invitarea personalităților;
• definirea factorului de respingere;
• elaborarea ghidului pentru lucrări;
• stabilirea termenelor;
• precizarea taxelor.

În primul rând trebuie achiziționat un domeniu și definirea conținutului digital după modele deja clasice. Orice element inovativ, provincial vine să complice foarte mult lucrurile.

În al doilea rând stabilirea tuturor exigențelor trebuie să aibă în spate elemente de ordin calitativ date prin personalitățile invitate și prin atractivitatea tematicii propuse.

În al treilea rând cei ce organizează un simpozion trebuie ei înșiși să fie un brand în sine.

În al patrulea rând toate condițiile și termenele trebuie să fie realiste, corelate cu forța de atracție estimată.

În al cincilea rând echipa care asigură derularea simpozionului trebuie să fie conștientă că de calitatea muncii ei depinde calitatea evenimentului științific.

În al șaselea rând chestiunea sponsorilor este esențială, aceștia fiind entități științifice dar și entități cu potențial financiar remarcabil.

Politicile abordate trebuie să fie astfel definite încât totul să ducă spre un proiect de succes prin implicarea tuturor elementelor de comunicare în rețeaua academică dar și în mass media.
Un eveniment științific trebuie să parcurgă etape specifice și de fiecare dată managementul nu trebuie să pună carul înaintea boilor, în condițiile în care toate detaliile sunt importante.
de-a lungul timpului am observat unele erori care au dus la:

• redefinirea termenelor din graficul de derulare;
• schimbarea topics-ului;
• modificarea taxei de participare;
• schimbarea celor ce vorbesc în sesiunile plenare;
• întârzâieri în comunicare;
• plasarea de informații incomplete așa cum este contul IBAN din care lipsește o cifră;
• existența de butoane neactive în site.

Managementul fără cusur presupune o gândire clară și realistă încă de la început și stabilirea de sarcini clare dar și distribuirea sarcinilor pe oameni cu responsabilizarea acestora.
Este necesar să se stabilească resursele privind:

• capacitatea de a avea sponsori adevărați;
• persoane care să aibă legături cu cei ce vor fi în comitet de program;
• legături stabile cu specialiști care vorbesc în sesiuni plenare;
• cadrul și nivelul de deschidere, știut fiind faptul că acolo există invitați speciali, pentru patronaj;
• echipele care pregătesc sălile pentru secțiuni;
• materialele necesare pentru nivel ridicat al logisticii;
• primirea, lecturarea și acceptarea/ r5espingerea lucrărilor conform graficului;
• definirea de criterii clare de respingere;
• tipărirea volumului la o anumită editură;
• alcătuirea mapei simpozionului;
• asigurarea de materiale promoționale;
• primirea asigurarea condițiilor pentru oaspeți legate de cazare;
• stabilirea conținutului pauzelor;
• definirea unui program social;
• modalități clare de plată a taxelor;
• asigurarea compatibilității cu marile evenimente științifice din alte universități ale lumii.

Numai cei care au fost angrenați în manifestări științifice într-o formă sau alta au capacitatea de a nu pierde din atenție detalii esențiale care se transformă în catastrofe pe durata derulării simpozionului.

(18 iunie 2016)