Există documente seriale, de volum fix, adică documente cu:
- periodicitate fixă,
- număr de file fixe,
- cronologie fixă.
Înseamnă că cheia de regăsire include în structura ei:
- anul,
- luna,
- ziua,
- acronim.
Este important ca în acest caz să se verifice dacă există toate exemplarele care alcătuiesc seria, iar dacă lipsesc anumite componente, să se noteze componentele lipsă și să se caute să se găsească acele componente sau dacă este imposibil de găsit, să se specifice expres absența lor.
Pentru a avea o evidență clară a documentelor scanate, se impune ordonarea filelor și a seturilor cronologic după data la care au fost tipărite sau înregistrate, iar acronimul să fie sugestiv ca să permită regăsirea rapidă a datelor după chei generate, chiar dacă există elemente de aproximație.
Numai după ce s-a procedat la operațiile de pregătire se va trece la realizarea digitalizării prin scanare.
Se va trece la verificarea calității scanării și a faptului că au fost scanate toate documentele. Se va căuta evitarea următoarelor erori:
- lipsa de claritate a paginii scanate,
- scanarea parțială a documentului,
- scanarea unei pagini de două sau mai multe ori,
- evitarea scanării unei pagini,
- scanarea unei pagini într-o altă secvență.
Pe concret, am procedat la scanarea taloanelor de pensie. Am procedat astfel:
- am luat taloanele de pensie din 2022,
- le-am pus în ordinea ianuarie, februarie,
- le-am scanat,
- am luat taloanele din anul 2021,
- leam pus în ordinea lunilor din an,
- am verificat dacă sunt toate,
- le-am scanat,
- am procedat așa cu taloanele de pensie din anii 2020, 2019, 2018 și 2017.
- am notat taloanele lipsă din fiecare an,
- urmează să le caut pe cele lipsă.
Se pune problema stocării pe un hard disk într-un folder a taloanelor. Întrucât regăsirea este foarte lejeră, voi pune cele 12 taloane dintr-un an într-un folder separat, pentru a nu îngreuna căutarea unui anumit talon într-un șir foarte lung. În plus, dacă în denumirea folderului apar codurile taloanelor lipsă, deja va exista o informație interesantă și căutarea se ușurează și mai mult.
Nu este deloc simplu să se asigure calitatea, adică claritatea, completitudinea informațiilor rezultate din procesul de digitalizare, pentru că reluarea devine foarte greoaie mai ales când documentele scanate și prelucrate prin procesul de digitalizare devin greu accesibile în format fizic sau imposibil de a fi accesate, dacă au fost distruse, cum este și normal, căci în era digitalizării trebuie să apară o situație clară în ceea ce privește separarea apelor, adică ori, ori, adică numai documente digitalizate, dacă documentele pe hârtie au fost mai întâi în format digital, așa cum sunt taloanele de pensie. Ele nu mai trebuie stocate la mine, căci la sursă, există în format digital conservate, deci stocarea lor și pe hârtie este nenecesară.
- periodicitate fixă,
- număr de file fixe,
- cronologie fixă.
Înseamnă că cheia de regăsire include în structura ei:
- anul,
- luna,
- ziua,
- acronim.
Este important ca în acest caz să se verifice dacă există toate exemplarele care alcătuiesc seria, iar dacă lipsesc anumite componente, să se noteze componentele lipsă și să se caute să se găsească acele componente sau dacă este imposibil de găsit, să se specifice expres absența lor.
Pentru a avea o evidență clară a documentelor scanate, se impune ordonarea filelor și a seturilor cronologic după data la care au fost tipărite sau înregistrate, iar acronimul să fie sugestiv ca să permită regăsirea rapidă a datelor după chei generate, chiar dacă există elemente de aproximație.
Numai după ce s-a procedat la operațiile de pregătire se va trece la realizarea digitalizării prin scanare.
Se va trece la verificarea calității scanării și a faptului că au fost scanate toate documentele. Se va căuta evitarea următoarelor erori:
- lipsa de claritate a paginii scanate,
- scanarea parțială a documentului,
- scanarea unei pagini de două sau mai multe ori,
- evitarea scanării unei pagini,
- scanarea unei pagini într-o altă secvență.
Pe concret, am procedat la scanarea taloanelor de pensie. Am procedat astfel:
- am luat taloanele de pensie din 2022,
- le-am pus în ordinea ianuarie, februarie,
- le-am scanat,
- am luat taloanele din anul 2021,
- leam pus în ordinea lunilor din an,
- am verificat dacă sunt toate,
- le-am scanat,
- am procedat așa cu taloanele de pensie din anii 2020, 2019, 2018 și 2017.
- am notat taloanele lipsă din fiecare an,
- urmează să le caut pe cele lipsă.
Se pune problema stocării pe un hard disk într-un folder a taloanelor. Întrucât regăsirea este foarte lejeră, voi pune cele 12 taloane dintr-un an într-un folder separat, pentru a nu îngreuna căutarea unui anumit talon într-un șir foarte lung. În plus, dacă în denumirea folderului apar codurile taloanelor lipsă, deja va exista o informație interesantă și căutarea se ușurează și mai mult.
Nu este deloc simplu să se asigure calitatea, adică claritatea, completitudinea informațiilor rezultate din procesul de digitalizare, pentru că reluarea devine foarte greoaie mai ales când documentele scanate și prelucrate prin procesul de digitalizare devin greu accesibile în format fizic sau imposibil de a fi accesate, dacă au fost distruse, cum este și normal, căci în era digitalizării trebuie să apară o situație clară în ceea ce privește separarea apelor, adică ori, ori, adică numai documente digitalizate, dacă documentele pe hârtie au fost mai întâi în format digital, așa cum sunt taloanele de pensie. Ele nu mai trebuie stocate la mine, căci la sursă, există în format digital conservate, deci stocarea lor și pe hârtie este nenecesară.
(18 februarie 2022)
No comments:
Post a Comment