Proiectarea eronata de documente

Se vorbeste foarte mult despre debirocratizare si este foarte bine. Numai ca fenomenul trebuie analizat de la baza si trebuie umblat exact acolo unde trebuie. Cand se proiecteaza documente sau cand se cere elaborarea de documente in format liber - memoriu, proces verbal, scrisoare, cerere - trebuie sa se impuna o serie de reguli precise care sa nu genereze solutii fara sens, care deschid campl larg actelor de coruptie.

Orice document pretiparit are o structura ce inculde elemente precum:

• destinatarul;
• identificarea celui care il completeaza; specificarea solicitarii;
• data intocmirii;
• inregistrarea;
• data solutionarii;
• identificarea celui care a dat solutia;
• rezolutia;
• data anuntului catre solicitant.

In toate cazurile trebuie ca proiectantul documentului sa tina seama de:

• includerea tuturor elementelor pentru a nu genera confuzii;
• dimensiunea campurilor incat sa nu apara neclaritati;
• utilizarea unei terminologii consacrate;
• dispunerea campurilor intr-o ordine agreata de toata lumea.

Am vazut o cerere in care destinatarul era cunoscut si al carui nume  trebuia  tiparit deja in cerere. Am vazut un document in care numarului de cont ii era rezervat un spatiu extrem de mic incat obligatoriu trebuie iesit din acea zona si continuat acel numar undeva deasupra altor rubrici. Am vazut document unde nu apare rubrica pentru numarul de inregistrare si nici un spatiu destinat rezolutiei, ceea ce da senzatia ca respectiva slicitare va fi utilizata si pentru impachetarea unui sandvis. 

Analiza si proiectarea de documente este ea insasi o stiinta si nu-i este laindemana oricui pentru a se obtine fluxuri simplificate sau optimale  de documente, cum place lumii sa se zica. Chiar se dau teze de doctorat pe aceasta tema caci a face un lucru bun, inseamna a consuma multa materie cenusie. Se vede de la o posta cand un dosar care va fi supus aprobarii este prost proiectat pentru ca are:

prea multe documente;

documente redundante;

nevoie de prea multe legalizari;

solicita prea multe semnaturi;

nu include elemente de baza;

nu defineste cerinte exacte;

nu defineste adresant clar;

nu defineste termene.

Atunci cand apare acel nefericit va rog sa... este clar ca intervine arbitrariul, mita si coruptia, fie ea mititica.Abia dupa ce se solutioneaza aceste probleme marunte este normal sa se treaca la pasul urmator. In caz contrar, vor apare nenumarate variatii in fluxurile de documente si cu siguranta nu se vor respecta termenele de solutionare legale, iar de aici pana la mica sau marea coruptie nu prea sunt multi pasi de facut.

(21 octombrie 2016)