Lipsa de imaginație și digitalizarea

Digitalizarea înseamnă:
- fișiere,
- disciplină,
- proceduri,
- ortogonalitate,
- eficiență.
Ca să îndeplinim toate aceste cerințe, este important să dăm dovadă de imaginație.
Numele fișierelor trebuie să fie cât mai apropiate de semnificația conținutului lor. Dacă avem mai multe fișiere cu conținut asemănător, se impune să le diferențiem astfel încât denumirea lor să  fie și mai legată de conținutul pe care fiecare dintre ele îl are. Dacă avem 12 facturi de la ENEL într-un an, cele 12 fișiere vor trebui să aibă numele ce conține ceva despre ENEL și ceva despre luna la care se referă factura. Dacă punem după ENEL numele lunii, vom avea surpriza să nu mai avem fișierele în ordinea sosirii lor, căci lunile anului nu se dispun în ordine alfabetică. Deci, vom accepta să scriem ENEL-01, ENEL-02, ENEL-03 și tot așa până la ENEL-12.
Dacă dăm dovadă de lipsă de imaginație, ne vom încurca în propriile noastre limitări și fie vom asocia nume de fișiere pe care cu siguranță le vom încurca, fie vom da la două fișiere același nume și vom pierde unul prin suprascriere sau prin ștergere pur și simplu, fie nici noi nu mai știm cum să le regăsim, dacă sunt puse în foldere diferite.
Deci, în procesul de digitalizare, lipsa de imaginație este inamicul nostru, cu care trebuie să ne luptăm mai ales atunci când nu suntem familiarizați nici cu disciplina, nici cu procedurile, nici cu eficiența și facem noi pe poeții care sunt creativi și care cred că metaforele merg și în definirea de fișiere după talent.

(09 februarie 2023)

Redenumirea fișierelor și digitalizarea

Când nu am avut o concepție clară despre digitalizare, am creat fișier, am scanat documente și le-am făcut fișiere, fișiere cărora le-am dat denumiri dintre cele mai variate, cât mai aproape de semnificația conținutului lor. Constatăm că avem o mare varietate de denumiri de fișiere și cu cât varietatea e mai mare:
- riscul de a avea fișiere cu denumiri foarte apropiate este mare,
- regăsirea conținutului care ne interesează devine mai dificilă,
- controlul redundanței scade vertiginos.
La un moment dat, ne vine ideea să redenumim fișierele pentru a avea structuri de nume de fișiere care respectă o regulă, zicem noi, infailibilă, care ne ajută:
- să regăsim rapid ceea ce ne interesează,
- să controlăm redundanța, adică să nu avem același conținut în mai multe fișiere cu denumiri diferite.

Redenumirea fișierelor este o treabă extrem de grea, de aceea:

- copiem toate fișierele existente,

- redenumim fișierele copiate,

- fișierelor de bază sau martor le adăugăm la nume o literă să rezulte că sunt deja redenumite.

Numai după ce am făcut verificarea de o mie de ori, fișierele redenumite vor deveni fișiere de lucru, iar fișierele martol, cele care au fost redenumite, vor fi arhivate, nu șterse.

(25 ianuarie 2023)

Parolele și digitalizarea

Digitalizarea aduce crearea de conturi personale pentru toate aplicațiile.
Vrei să-ți plătești facturile electrice? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești facturile  de la gaz? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești facturile la Internet? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești facturile cablul Tv? Îți faci cont la distribuitor. 
Vrei să-ți plătești o comandă la eMag? Îți faci cont la prestator. 
Vrei să ai cont de FACEBOOK? Îți faci cont. 
Vrei să ai cont de INSTAGRAM? Îți faci cont. 
Vrei să ai cont de TIC-TOC? Îți faci cont. 
Vrei să ai cont de TWITTER? Îți faci cont. 
Fiecare cont presupune un nume de utilizator, o parolă, date de descriere.
Dacă avem interacțiune cu 50 de aplicații online, avem 50 de conturi.
Este necesar să gestionăm cu mare grijă numele de utilizator și parolele. Deci, vom avea un fișier de parole pe care:
- nu trebuie să-l știe nimeni în afara noastră,
- nu trebuie să-l ștergem din nicio greșeală,
- să-l actualizăm dacă modificăm parolele,
- să-l actualizăm adăugând parolele conturilor noi.
Acest fișier trebuie să conțină despre fiecare cont tot ceea ce permite accesul la informații, adică:
- nume utilizator,
- parolă,
- elemente de identificare și control cerute de administratorul aplicației la o adică,
- data când am creat contul,
- data când am actualizat contul,
- denumirea aplicației online.
Dacă lucrăm dezordonat, devine imposibil de accesat informațiile din cont atunci când avem proasta inspirație să preluăm parola generată de aplicație, s-o considerăm excelentă și să n-o memorăm undeva sau să o copiem incomplet sau greșit.
Cine nu are un fișier să și-l facă. Este exact ca proverbul, cine nu are un bătrân să-l cumpere.

(25 ianuarie 2023)

Denumirile de foldere, de fișiere și digitalizarea

Dacă ne apucăm să facem digitalizare, va trebui să regândim totul.
Mă refer aici că trebuie să regândim construirea:
- numelor de foldere,
- numelor de fișiere,  
- regulilor de lucru.

Numele de foldere, de fișiere, de variabile se mai numesc și identificatori. Este bine să citim documentația care explică modul în care se construiesc identificatorii. Să mai vorbim și cu alții care au mult mai multă experiență decât noi în digitalizare, pentru a învăța de la ei, atât din gândirea lor bună, cât mai ales din greșelile lor, pentru a le evita.
Numele unui folder are o regulă de construire, dar nu sunt restricții extraordinare, căci față de perioadele de dinainte de anul 1990, constructorii de sisteme de operare sunt acum mult mai flexibili. Dacă înainte numele folderului trebuia să nu depășească un anumit număr de caractere, să nu înceapă cu anumite caractere, acum aceste restricții au dispărut. În opinia mea, denumirea folderului trebuie să fie:
- scurtă,
- sugestivă,
- unică,
- ușor de reținut.

Dacă dăm folderelor denumirile anilor, trebuie să ne hotărâm ca acolo să punem tot ce este legat de anul pe care folderul îl denumește. Dacă avem folderul cu anul 2022, acolo trebuie să punem:

- facturile achitate în anul 2022,

- excursiile efectuate în anul 2022,

- certificate de garanție la produsele achiziționate în anul 2022,

- evenimentele la care am participat în anul 2022.

O astfel de gândire este bună căci reușim să punem la un loc tot ce s-a întâmplat în anul 2022. dacă încsă dorim să căutăm documentele legate de un obiect cumpărat și nu prea știm când l-am cumpărat, va trebui să ne plimbăm prin mai multe foldere până dăm de respectivele documente.Trebuie să facem compromisuri și de aceea denumirile de foldere trebuie să fie compuse, adică să conțină și ceva legat de semnificația fișierelor pe care le includem în el, dar și ceva legat de perioada de timp. Dacă ne place să mergem la Predeam în concedii, vom crea folderele:

Predeal 1997

Predeal 1998

Predea 2007

Predea 2010

Predea 2015

Predeal 2022

Și în cazul fișierelor, denumirile sunt extrem de importante. Aici lucrurile nu sunt deloc simple, căci uneori ne ineresează și ce reprezintă fotografia, dar dorim și o ordonare cronologică a fotografiilor în raport cu momentele la acre au fost făcute. Fotografiile au denumiri generate automat de către aparatul de fotografiat cu care le facem. Digitalizarea presupune scanare și este bine ca denumirile fotografiilor scanate să le construim noi cât mai scurte, cât mai sugestive și cât mai bine în raport cu ordonarea.

Dacă mergem la o căsătorie civilă, denumirea folderului va fi formată din cuvinte care arată că e vorba de căsătorie civilă, apoi spunem a cui este căsătoria civilă și apoi fotografiile vor avea ceva care să asigure ordinea cronologică, dar și identificarea persoanelor care apar în ele.

Este greu de dat rețete, dar fiecare va trebui să aleagă denumirea folderelor și a fișierelor ca să-și facă viața ușoară atunci când este vorba de regăsirea informațiilor. Dacă se lucrează fără o gândire orientată pe minimizarea timpului de căutare și de regăsire, folderele vor avea denumiri date la întâmplare și vom fi obligați să luăm totul pe dibuite, pierzând mult timp.

(20 ianuarie 2023)

Sortarea fișierelor și digitalizarea

Sortarea este o operație de care aven mare nevoie în viața de toate zilele. În catalogul de la școală, elevii sunt puși în ordine alfabetică, adică sunt sortați alfabetic.
În derularea competițiilor sportive, ierarhizarea de face în ordine crescătoare a timpilor sau în ordine descrescătoare a lungimilor, a înălțimilor, a golurilor marcate.
Digitalizarea înseamnă fișiere. Dispunerea folderelor pe un disc se face în ordine alfabetică a numelor asociate. Dispunerea fișierelor în interiorul unui folder se face în ordine alfabetică după nume.
Dacă avem și foldere și fișiere, unele aplicații dispun folderele la început și apoi fișierele. Alte organizări pun de-a valma folderele și fișierele, dar sortate la grămadă în ordine alfabetică.

Depinde de noi cum dorim să organizăm sortarea, astfel încât să găsim ceea ce ne interesează. Dacă dorim să vedem ce locuri am vizitat în timp identificatorul folderului va conține anul și denumirea locului astfel:

2021 Cluj

2021 Iași

2022 Cluj

2022 Iași

2023 Brașov

2023 Iași

Dacă vrem să vedem locurile pe care le-am vizitat, vom crea folderele:

Btașpov

Cluj

Iași

și în interior vor regrupa fotografiile pe ani. 

O altă variantă este aceea ce a crea mai multe foldere pentru fiecare localitate, dar diferențierile vor fi prin indicarea anului, astfel:

Brașov 2023

Cluj 2021

Cluj 2022

Iași 2021

Iași 2022

Iași 2023.

Depinde de noi prin câte click-uri vrem să ajungem la informație. Dacă vrem să ajungem rapid, folosim formele compuse de construire a identificatorilor (numelor) de foldere. Dacă vrem chestii sofisticate, ne vom organiza o structură arborescentă și la fiecare nivel vor crește gradul de omogenitate. Pentru nodul Cluj din structura arborescentă vom avea  pe nivelul următor nodurile 2021, 2022 și 2023, dar numărul de click-uri pentru a ajunge la fotografiile care ne interesează crește.


(19 ianuarie 2023)

Concatenarea de fișiere și digitalizarea

 Operația de concatenare de fișiere o vedem sub două aspecte și anume:
- crearea unui fișier prin alipirea de două fișiere,
- aducerea a două fișiere într-un singur folder.
Trebuie să fim foarte atenți când facem o operație de concatenare. dacă aven două fișiere A și B și copiem fișierul B în fișierul A, vom zice că am făcut concatenarea fișierelor A și B în A. Fișierul A va conține atât ceea ce se găsea în A înainte, cât și conținutul fișierului B. Dacă am făcut corect operația, să ne felicităm. Dacâ însă nu am făcut corect concatenarea și nu avem delimitate A și B în fișierul A rezultat și dacă am făcut eroarea de a șterge fișierul B, va fi extrem de dificil de a mai face operația inversă, deconcatenarea, pentru a obține fișierele A și B așa cum erau ele la început.
Se zice că cel mai bun sfat este să nu dai sfaturi. Eu, la anii mei îmi permit să dau un sfat. Aș face concatenarea astfel:
- creez un fișier AB,
- copiez în fișierul numit AB conținutul fișierului A,
- copiez în fișierul numit AB conținutul fișierului B, în continuare.
Fișierul numit AB conține ceea ce era în ambele fișiere, dar am păstrat și fișierul A și fișierul B. Nu trebuie să ne facem deloc griji, pentru că nu avem probleme unde să stocăm totalitatea fișierelor ce rezultă în urma procesului de digitalizare, în care operația de concatenare este foarte des întâlnită, atunci când frecvent ni se cere să oferim un set de documente complete pentru a fundamenta o decizie.

(19 ianuarie 2023)

Crearea de fișiere și digitalizarea

Crearea de fișiere pentru digitalizare este cea mai grea etapă a procesului de digitalizare.
Nu trebuie lucrat haotic.
Trebuie să existe un plan foarte bine construit.
Este bine să începem digitalizarea cu documentele și materialele de care dispunem acum în anul 2023. 
Să zicem că ne vin facturi. Le digitalizăm.
Să zicem că facem plăți. Digitalizăm ordinele de plată.
Să zicem că scanăm o carte. Paginile le scanăm și le punem în ordine. Ne asigurăm că am scanat corect toată cartea.
Pune totul ce facem acum într-un folder cu numele 2023 și dacă e nevoie vom pune și sub-foldere ca să regăsim mai repede ceea ce vrem.
Trebuie să ne asigurăm că la crearea de fișiere am obținut calitate foarte bună, căci este foarte greu să refacem anumite lucruri la câteva luni după ce am stocat documentele în niște locuri mai greu accesibile și mai și trevuie să le căutăm și după ce le-am găsit să le scanăm din nou sau să facem conversii ca să fim mulțumiți cu calitatea pe care am obținut-o.

Trebuie să ne uităm la cantitate. Dacă avem 200 de fotografii, trebuie să avem 200 de fișiere.

Dacă avem 15 facturi pe hârtie, după scanare, trebuie să avem tot 15 fișiere.

După ce ne-am asigurat că avem cantitatea, trebuie să ne asigurăm că nu am scanat ceva de două ori și am uitat să scanăm altceva. După ce ne-am convins și de faptul că am scanat totul corect și după ce vedem că fotografiile sunt clare, că documentele sunt exact ca originalele, înseamnă că ziua de lucru o încheiem cu succes, numai după ce am plasat fișierele la locul lor. Dacă lăsăm pentru a doua zi, cu siguranță că vom uita ceva și vom face greșeli, care în viitor ne vor face viața foarte grea.


(19 ianuarie 2023)

Corectarea erorilor în digitalizare

În procesul de digitalizare erorile apar cu duiumul pentru că:
- digitalizarea e un proce complex,
- lucrează persoane cu grade diferite de calificare în domeniu,

- strategiile de digitalizare nu sunt perfecte,

- nivelul de stabilitate al procedurilor este relativ,

- cunoașterea și aplicarea procedurilor este deficitară,

- volumul de muncă este mult prea mare și termenele prea strânse,

- managementul calității proceselor de digitalizare nu e definit.

Apar erori care:

- sunt ușor de identificat și corectat,

- sunt depistate târziu, iar corectarea are costuri foarte mari,

- trec neobservate și sunt descoperite doar din întâmplare.

Îmi aduc aminte de un film Made in Italy, când actrița Ana MAGNANI care interpreta o femeie din Roma merge la primărie și cere să i se elibereze un document, iar soluția automată care i se oferă este o hârtie mâzgălită și mototolită. Așa ceva se obține și în procesul de digitalizare dacă erorile nu sunt nici depistate, nici corectate. Voi da doar un exemplu banal. Să zicem că avem 1.000 de fotografii și fiecare fotografie are un nume asociat al fișierului rezultat din scanare, nume care are legătură cu conținutul fotografiei. Cu cele denumiri construim o listă de 1.000 de denumiri. Să zicem că din întâmplare sărim o fotografie și toate denumirile se bulversează. Vom ajunge în final să avem 999 de denumiri atribuite și nici nu știm unde sunt nenumăratele erori. Trebuie să luăm totul de la capăt, adicp să numărăm fotografiile. Să le punem în corespondență corectă cu denumirile. Să facem scanarea și atribuirea corectă a denumirii fișierelor. Să verificăm că punerea în corespondență este corectă și denumirea fișierului chiar are legătură cu conținutul său, dacă sunt toate cele 1.000 de fotografii și mai ales, dacă sunt accesibile, căci le punem nu de dragul de a fi puse, ci să folosească la ceva..



(19 ianuarie 2023)

Conversia de fișiere și digitalizarea

Obsesia noastră este de a avea- cel mai puternic computer,
- cea mai mare capacitate de memorare,
- cele mai noi medii de dezvoltare,
- cele mai sigure sisteme de operare,
- cea mai bună rezoluție la fotografii,
- culorile cele mai apropiate de realitate la fotografii,
- cea mai mică pierdere de informație prin compresie.
Noi dorim să aducem tot ceea ce avem la zi și de aceea avem tentația să facem conversii de fișiere, pentru a avea toate fișierele de același tip, reprezentate în același format.

De aceea facem conversii. Chiar procesul de digitalizare este privit ca un fel de conversie. Când scanăm paginile unei cărți, facem o conversie, căci informația tipărită este convertită în forma de folosire a codificării ASCII. La fel se întâmplă și când facem trecerea fotografiei de pe hârtie într-un format precum JPG sau altul. Ma conversia discurilor de vinil în format MP3 există echipamente specializate care realizează așa ceva.

este bine să știm ce fel de conversii trebuie să facem și să subordonăm aceste procese de conversie unor obiective. Dacă avem 80% dintre fișiere reprezentat într-un format pentru care dispunem de software de procesare și de regăsire, este normal ca restul de fișiere să fie convertite spre acest format majoritar și având toate fișierele de același format, utilizarea lor nu va mai fi o problemă.


(19 ianuarie 2023)

Ștergerea temporară a fișierelor și digitalizarea

Cel mai nasol lucru în procesul de digitalizare este ștergerea definitivă a fișierelor. Ștergerea definitivă se produce:
- voit, caz în care au fost luate măsuri care nu ne vor face să regretăm că am făcut așa ceva,
- accidental, în cazul în care lucrăm fără o planificare și suntem sub imperiul improvizațiilor.
Ștergerea fișierelor este cel mai simplu lucru din procesul de digitalizare căci presupune:
- selectarea fișierelor de șters,
- efectuarea ștergerii folosind butonul delete.

În condițiile de azi, când nu mai este o mare problemă spațiul de stocare a fișierelor, ștergerea ar trebui să nu mai fie o prioritate. Noi avem posibilitatea să creem foldere, să re-denumim fișiere, astfel încât să rezulte care sunt fișierele verificate și care sunt direct utilizabile, în comparație cu vechile fișiere de care nu prea mai avem nevoie și pe care le păstrăm doar ca să nu le ștergem, ca în situații limită, când am făcut greșeli de selectare sau de conversie, să avem totuși un punct de plecare.

Pentru efectuarea ștergerii de fișiere, va trebui să stabilim niște proceduri și să nu lăsăm pe oricine are acces la procesul de digitalizare să efectueze ștergeri de fișiere. Eu opinez pentru ștergeri temporare, care sunt de fapt mutarea de fișiere de pe un folder pe un alt folder denumit cumva din care să rezulte că fișierele din el au fost utilizate altundeva și le ținem în acel folder de ștergeri temporare, doar pentru situații limită, când accidental este corupt un fișier din zona celor active.


(19 ianuarie 2023)

Lucru cu fișiere în procesul de digitalizare

Digitalizarea este un proces complex, care trebuie făcut cu specialiști, nu cu amatori sau cu urechiști. Dacă nu este făcută cu profesioniști, digitalizarea este făcută:
- incomplet,
- greoaie,
- scump,
- incorect,
- complicat,
- repetitiv,
- ireversibil.

A digitaliza, înseamnă a transforma tot ceea ce este document pe hârtie sau informație stocată pe alte tipuri de suport, în fișiere care se stochează fie în memoria calculatorului, fie pe alte suporturi de memorie care în ziua de azi sunt foarte diversificate, dar toate au caracteristic faptul că dispun de capacități aproape infinite, pe care acum 30 de ani nici nu visam să le avem.

Digitalizarea nu presupune distrugerea materialelor aflate sub formă de file de hârtie, benzi magnetice, discuri de vinil, role de de film de celuloid, ci crearea de fișiere care conțin exact aceleași informații ca suporții vechi pe care sunt stocate în mod clasic informațiile și folosirea preponderentă a fișierelor. Documentele, rolele de film, benzile magnetice, celelalte forme fizice de stocare a informației vor rămâne în conservare, conștienți fiind că oricât de mult ne vom preocupa cu acele procese de conservare, uzura fizică a lor se va produce implacabil. Noi avem la dispoziție mijloace să o încetinim doar.

Digitalizarea înseamnă pentru noi, exclusiv lucru cu fișiere și de aceea este bine să știm să asigurăm un management corect al fișierelor.

(19 ianuarie 2023)